Gerir uma PME em Portugal não é fácil. Gerir pessoas, clientes, vendas, marketing, fornecedores, produção, relações com o estado e outras instituições ocupa muito tempo e deixa pouco para pensar em como podemos dar passos para um futuro melhor.

Ocupamos quase todo o nosso tempo no presente: na pressão das vendas, na necessidade da produção. Muitas vezes somos obrigados a preferir a segurança do que já temos em detrimento do risco da inovação.

Por ser necessário, às vezes, parar para pensar ficam aqui algumas sugestões que podem ajudar a construir uma empresa melhor.

1 – Tenha a Sua Equipa Sempre Motivada

A motivação das pessoas é um dos pontos mais importantes para o sucesso de uma empresa. Pessoas mais motivadas trabalham mais e melhor. A paixão com que trabalham transforma-se numa energia especial que passa para o produto e isso sente-se no resultado final.

Os produtos feitos por pessoas motivadas saem com acabamentos melhores, mais perfeitos. Pessoas mais motivadas estão mais atentas, são mais cuidadosas e esforçam-se mais. Assim os pequenos enganos que por vezes acontecem são detetados mais rapidamente e o erro é imediatamente corrigido.

O problema é saber como motivar bem. Além da questão da motivação há sempre o facto comprovado que nos diz que as pessoas são insatisfeitas por natureza: querem sempre mais – se bem que isto até pode jogar a favor de quem lidera.

Uma das soluções para ter pessoas sempre satisfeitas pode ser distribuir parte dos lucros no fim do ano mas, neste ponto, a parte humana pode ser bem mais convincente: Falar com as pessoas e ouvir os seus problemas. Dar-lhes mais responsabilidades e mostrar que os trabalhos que fizeram foram importantes para o sucesso da empresa. Dar-lhes os meios para poderem fazer bem o seu trabalho. Encorajar em vez de duvidar.

Isto vai fazer com que os colaboradores se sintam importantes, valorizados e parte de um todo maior. E isto faz toda a diferença.

 

2 – Para Fazer Uma Boa Omelete Tem Que Ter Bons Ovos

Uma empresa obtém grande parte do seu lucro através das compras. Conseguir matérias-primas a preços mais baixos que a concorrência é sem dúvida, uma vantagem.

Mas não vacile: a qualidade das matérias não se pode discutir. Podemos tentar baixar o preço de uma matéria-prima mas não a sua qualidade.

Por vezes caímos na tentação de comprar matérias mais baratas mas também com qualidade mais baixa. Temos a esperança que “a diferença não se vai notar” mas o resultado pode ser desastroso: Muitas vezes matérias-primas de má qualidade significam produções mais lentas, mais defeitos, mais avarias nas máquinas e menor qualidade final.

 

E isto significa mais tempo de fabrico, mais desperdício e insatisfação do cliente. Ou seja o barato, às vezes, sai caro.

 

3 – Faça dos Seus Fornecedores Seus Parceiros

Ligado às matérias está quem as fornece. Muitas vezes o que queremos dos fornecedores é pagar o mais tarde possível para ganhar com isso tempo para o fundo de maneio.

No entanto devemos ver um fornecedor como bem mais do que um mero intermediário no fornecimento de matérias. Um fornecedor tem que ser um parceiro de confiança. Alguém que esteja do nosso lado e a crescer connosco. Alguém suficientemente conhecedor e que nos saiba indicar qual a melhor matéria para a execução desta ou daquela tarefa.

O fornecedor tem que ser alguém que cumpre sempre os prazos de entrega. Que nos consegue “desenrascar” se precisarmos de algo mais rápido ou fora do standard. Devemos cultivar as relações com os fornecedores de modo a que eles também possam crescer e nos possam ajudar na procura das melhores soluções.

4 – Elimine Urgentemente o Gap das Relações

Outra situação muito comum nas PMEs é o gap de opinião entre os colaboradores do “escritório” e as pessoas da produção. Muitas vezes um lado não consegue ver o ponto de vista do outro lado e isso deve-se a falta de comunicação.

Frequentemente uns e outros não conseguem entender as dificuldades, problemas e frustrações do outro lado. E isto trás falta de motivação, indiferença e indignação. E muitas vezes bastava uma boa conversa para que todos se entendessem.

 

Experimentem trocar as pessoas de lugar colocando-as a executar tarefas dos colegas. Experimentem vocês próprios executar essas tarefas. O resultado final irá ser surpreendente. Vão aprender como melhorar os produtos e processos. Vão perceber as dificuldades e esforços dos colegas de uma maneira que nunca entenderiam.

A união e cooperação que isso vai trazer entre colegas serão fenomenais.

5 – Tenhas as Pessoas Certas Nos Lugares Certos

Ter as pessoas certas no lugar certo é a maior certeza para o sucesso. Pessoas competentes, fiáveis e que falam a nossa língua é o caminho para empresa progredir constantemente.

Muitas vezes não damos o devido valor às pessoas que temos na nossa organização o que pode faze com que essas pessoas saiam e levem consigo muito conhecimento e diferenciação. Há muitas pessoas que pelas suas competências, humanidade e determinação trazem vantagens únicas a uma organização e com quem é um sonho trabalhar.

Saiba reconhecer quem são e faça tudo para que fiquem sempre do seu lado. É garantido que ganhará muito com elas se lhes der o devido valor. Não se esqueça: É destas pessoas que é feito o sucesso.

6 – Todas as Tarefas São importantes

Uma empresa é um conjunto de milhares de tarefas. Todas elas têm que estar coordenadas na perfeição para que a empresa não descarrilhe. Mas, muitas vezes, pequenas tarefas são descoradas e esquecidas.

Tomemos o exemplo de montar embalagens de cartão para colocar os produtos la dentro. Esta tarefa relativamente simples, se não for tomada em consideração, pode causar um ponto de estrangulamento. Obrigando a contratar mais uma pessoa ou atrasando uma linha de produção.

Pensar no local onde as caixas devem estar antes de serem montadas, onde devem ser colocadas depois de montadas e nos movimentos que o colaborador deve fazer durante a montagem podem reduzir o espaço percorrido pelo trabalhador e o número de ações realizadas. E isto pode trazer ganhos de produtividades que ultrapassam em muito os 100%.

Descubra quais são os pontos de estrangulamento na sua empresa e pense afincadamente na melhor maneira para os eliminar.

 

 

7 – Inovação Não é Um Risco É o Caminho Para o Sucesso

A inovação deve ser o centro duma empresa. É o motor que a mantém viva para sempre. É o único caminho que temos para nos defendermos das imitações.

Muitas vezes temos a tendência para, quando temos um produto de sucesso, tentar manter esse produto sem o fazer evoluir durante mais tempo que o aconselhável. O pensamento é este: Temos sucesso com este produto há 30 anos portanto não o vamos mudar. O problema é que enquanto estamos parados a concorrência está a evoluir. A construir coisas melhores, mais apelativas, mais de encontro às novas necessidades do mercado e com maiores margens. Quando damos conta temos um produto que não dá lucro e que apenas alguns clientes resistentes ainda querem mas já em muito menor quantidade.

A inovação é o que mantém os nossos clientes atento ao que fazemos. É o que mantém os nossos colaboradores despertos e à procura de soluções. É o que transmite ao mercado o nosso conhecimento e valores.

Por isso tente lançar no mercado pelo menos um produto novo por ano. Perceba que nem todos vão ter sucesso por isso guarde algum investimento se algo correr mal. Contemple todas as implicações que o novo produto vá ter ao nível da produção, marketing e distribuição. Há muitas boas ideias mas produtos perfeitos são raros.

 

8 – Tenha Sempre Objetivos Definidos

Um carro sem destino pode tomar qualquer direção. E até Ferrari, mesmo sabendo que tem que ir para Lisboa, não chega lá a tempo se não souber o caminho (e se não perguntar).

Definir objetivos diários, semanais, mensais por trimestre e anuais é fundamental para sabermos a cada momento se o que estamos a fazer está a ser bem feito. Estes objetivos devem ser definidos não só ao nível das vendas e do lucro, mas também ao nível de reclamações, público que atingimos, valor da marca, produtividade, rapidez na resposta, nível de serviço, etc.

Os objetivos ajudam-nos a perceber se estamos no caminho certo ou se é preciso melhorar alguma coisa. Mas nunca se esqueça: Se cometermos um erro e assumirmos esse erro vamos corrigir o erro e, provavelmente, não o repetiremos. Se não tivermos coragem para aceitar os nossos erros, jamais iremos perceber o que está mal, e nunca iremos evoluir.

9 – Tenha Um Bom Encarregado

Como o capitão numa equipa de futebol o encarregado é o elemento central no sucesso duma empresa. Ele é a voz da direção e o elo de ligação. Tem que saber falar com todos. Tem que lutar pelos objetivos. Enfim tem que conhecer todos os cantos da casa.

Um bom encarregado trás mais união e motivação. Tem que ser capaz de decidir rapidamente e bem quando um problema inesperado aparece (falha nas matérias primas, avaria de uma máquina, acidente com um trabalhador, etc.). Experiência, dedicação e conhecimento são os atributos que devem procurar num encarregado.

Sem dúvida ter uma pessoa assim é ter grande parte do sucesso garantido.

10 – Nunca Se Esqueça de Planear Com Antecedência

O planeamento duma empresa industrial é o garante da continuidade e comprimento de prazos. O planeamento trabalha sobre uma grande incerteza: a quantidade de stocks que deve ter para manter a produção VS investimento a que isso obriga.

 

Num cenário onde nem sempre há certezas sobre as quantidades a produzir para um longo período de tempo isto obriga a decisões bastante ponderadas. Ainda bem que há directores de compra e engenheiros de produção que estão especializados nestes processos.

 

Procure ter um documento de previsão que dê uma indicação sobre as necessidades de fundo de maneio, da quantidade de cada matéria-prima, o número de pessoas necessário e o número de horas de trabalho para cada centro de custos. E tenha neste documento vários cenários possíveis de vendas e planos B caso alguma matéria falhe.

Conclusão

Estas são as minhas regras para o sucesso duma PME. Se me pedirem para resumir digo para terem paixão, atenção, cuidado e humanidade. Se tiverem isto em doses bem elevadas o sucesso ficará, com certeza, mais perto.

Duarte Cardoso

17-12-2015

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